KYC helpt veilige en betrouwbare betalingen te waarborgen door te verifiëren wie u bent en uw onderneming te begrijpen. Het verlaagt het risico op fraude en beperkt chargebacks, waardoor uw omzet en het vertrouwen van klanten beschermd blijven. Door te zorgen voor naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, helpt KYC u boetes en reputatieschade te voorkomen. Tot slot creëert het duidelijke, controleerbare dossiers voor uw onderneming, ter ondersteuning van governance, audits en voortdurende due diligence. We begrijpen dat dit extra werk voor u is. Om het voor u zo eenvoudig mogelijk te maken hebben we het proces beveiligd en overzichtelijk ontworpen, met duidelijke richtlijnen over welke gegevens nodig zijn en hoe u deze dient aan te leveren. Als u vragen heeft, neemt u contact op met ons Customer Services-team via kyc-outreach@worldline.com of per telefoon op +32 2 727 88 99.

• Bankregelgeving: Financiële autoriteiten eisen dat betalingsbedrijven zoals Worldline hun bedrijfsinformatie verifiëren.
• Praktijk in de sector: Net zoals banken u periodiek vragen om uw gegevens te bevestigen of bij te werken, zijn wij verplicht om hetzelfde te doen om uw betalingen te kunnen blijven verwerken.
• Financiële bescherming: Deze controles helpen fraude te voorkomen en houden het hele betalingssysteem veilig en betrouwbaar.
• Bedrijfscontinuïteit: Dit overzicht zorgt ervoor dat uw betalingen vlot verlopen zonder enige onderbreking.

• Worldline is wettelijk verplicht om uw betalingsverwerking te onderbreken en mogelijk uw contract te beëindigen als u niet reageert op dit verzoek.
• Dit betekent dat klanten niet met hun kaart kunnen betalen totdat u de vereiste informatie verstrekt hebt.
• We sturen meerdere herinneringen en waarschuwingen voordat er actie wordt ondernomen.
• U kunt weer betalingen accepteren eens  de controle voltooid is.

KYC is het proces waarbij identiteit wordt geverifieerd en beoordeeld hoe u de service zult gebruiken. Het helpt witwassen van geld en fraude te voorkomen, klanten te beschermen en het financiële systeem veilig en in overeenstemming met de wet te houden. KYC‑controles zijn standaard bij gereguleerde betalingsdienstverleners, dus alle aanbieders voeren KYC‑controles uit.

Ja. De KYC‑controle is nodig om betalingen operationeel te houden en compliant te blijven, en om witwassen en fraude te voorkomen. Gelieve de gevraagde documenten/informatie binnen de aangegeven termijn aan te leveren om onderbreking van de diensten te voorkomen. Als u nog vragen heeft, neem dan contact op met onze Klantendienst via kyc-outreach@worldline.com of per telefoon op +32 2 727 88 99.

Stap 1: Toegang tot uw persoonlijke KCY-evaluatie (2 minuten)

• Klik op de beveiligde link naar het portaal die we u gestuurd hebben en activeer uw account.
• Als u al een account hebt, logt u gewoon in op ons portaal.
• Eenmaal ingelogd, klikt u op de beschikbare link in het dashboard om uw aangepaste formulier te openen.

Stap 2: Het verzoek beoordelen (3 minuten)

• Bekijk welke informatie we al hebben en wat bijgewerkt moet worden (sommige informatie is misschien al vooraf ingevuld).

Stap 3: Uw gegevens bijwerken (5-20 minuten)

• Zorg ervoor dat u alle onderdelen van het formulier invult (er zijn er meerdere).
• Upload alle gevraagde documenten naar ons beveiligd portaal - dit is het belangrijkste deel van het proces.

Stap 4: Verzend  en wij doen de rest

• Klik op verzenden en wij controleren  alles .
• We nemen contact met u op als we opheldering nodig hebben.
• De meeste evaluaties worden afgerond zonder dat er follow-up nodig is.

Uw evaluatie is afgestemd op uw bedrijf: Elk bedrijf is anders, dus vragen we alleen naar wat relevant is voor uw specifieke situatie. Er kan u gevraagd worden naar sommige of alle van de volgende dingen:

Essentiële zakelijke informatie:

• Huidig bedrijfsadres en contactgegevens
• Recente bankafschriften (om bedrijfsactiviteiten te bevestigen)
• Bijgewerkte bedrijfsregistratiedocumenten

Bedrijfsstructuur (indien van toepassing):

• Informatie over bedrijfseigenaren of aandeelhouders
• Identiteitsdocumenten voor belangrijk personeel
• Bewijs van zakelijke controle en beslissingsbevoegdheid

Gegevens over bedrijfsactiviteiten (afhankelijk van uw bedrijfstype):

• Beschrijving van producten of diensten die u verkoopt
• Informatie over uw bedrijfslocaties
• Details over uw klantenbestand of verkoopkanalen
• Financiële informatie die relevant is voor de grootte van uw bedrijf

Aanvullende informatie (alleen indien vereist):

• Licenties of wettelijke goedkeuringen voor uw branche
• Informatie over zakelijke partnerschappen of filialen
• Details over belangrijke bedrijfsveranderingen of -uitbreidingen

Ja. Als gereguleerde betalingsdienstverlener moeten wij KYC‑controles uitvoeren om identiteiten te verifiëren en de dossiers van contractpartners up-to-date te houden. De gevraagde stukken zijn standaard en nodig om compliant te blijven. We begrijpen dat dit verzoek voor u ongemakkelijk kan zijn, maar we waarderen uw medewerking. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, staat ons Customer Services-team (kyc-outreach@worldline.com of per telefoon +32 2 727 88 99) klaar om te helpen en het proces zo vlot mogelijk te laten verlopen.

• Neem onmiddellijk contact met ons op - we kunnen vaak alternatieve documenten accepteren
• We werken met u samen om geschikte alternatieven te vinden
• Sommige informatie kan binnen een respijtperiode verstrekt worden

Nee. Het KYC‑proces vereist digitale kopieën van uw door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs. Upload een foto of gescande afbeelding (bijv. JPG, PNG, PDF). Afgedrukte kopieën worden niet geaccepteerd.

Het portaal is beschikbaar in het Engels | Français | Nederlands

• Alle formulieren en ondersteuning zijn beschikbaar in de taal van uw voorkeur.
• Documenten kunnen in uw eigen taal geüpload worden.

• Meld je aan bij het portaal.
• Klik op het account-icoon (icoon rechtsboven). Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
• Open het drop-downmenu naast het “wereld”-icoon waar je huidige taal wordt weergegeven.
• Kies je gewenste taal uit Engels, Frans en Nederlands.

Onze klantenservice kan u door alle stappen heen loodsen. Neem gewoon contact met ons op per e-mail via kyc-outreach@worldline.com of per telefoon op +32 2 727 88 99.

Onze klantenservice kan u helpen. We hebben specialisten voor complexe bedrijfsstructuren. 

Onze klantenservice kan u adviseren of er alternatieve documentatie gebruikt kan worden. Neem contact op met het team per e-mail via kyc-outreach@worldline.com of per telefoon op +32 2 727 88 99..

De geschatte tijd om de KYC-evaluatie te voltooien is 10-25 minuten (afhankelijk van uw specifieke vereisten).

U hebt maximaal 4 weken de tijd om uw KYC-evaluatie af te ronden (de tijd gaat in wanneer u de eerste e-mail met het KYC-evaluatieverzoek van ons ontvangt).

Nee. De deadline is vast en kan niet worden verlengd. Gelieve de vereiste informatie vóór de genoemde datum via de beveiligde portal aan te leveren. Als u verwacht moeite te hebben om de deadline te halen, neem dan zo spoedig mogelijk contact op met uw Relatiebeheerder of ons Customer Services-team (kyc-outreach@worldline.com of +32 2 727 88 99.) om de volgende stappen te bespreken.

• Ja. We gebruiken encryptie en beveiligingsstandaarden van bankniveau.
• We worden gereguleerd door financiële autoriteiten en moeten voldoen aan strenge veiligheidsnormen.
• Uw documenten worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd compliance-personeel.

Worldline is een gereguleerde entiteit en is onderworpen aan KYC (Know Your Customer) en AML/CFT (Anti-Money Laundering en Countering the Financing of Terrorism) verplichtingen. Deze verplichtingen vereisen met name de identificatie en verificatie van cliënten, vertegenwoordigers en uiteindelijk begunstigden (UBOs) die betrokken zijn bij de juridische structuren waarmee Worldline opereert.

In dit kader kan Worldline persoonsgegevens vereisen en verwerken, inclusief identiteitsdocumenten en informatie met betrekking tot de identificatie van de genoemde personen, om naleving van de wetgeving te waarborgen en de juiste uitvoering van activiteiten die aan deze verplichtingen onderworpen zijn.

Onze KYC-procedure, als onderdeel van onze lopende bedrijfsbeoordelingen is, net als elke activiteit waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, onderworpen aan een nalevingsbeoordeling met betrekking tot de naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) principes. De in dit kader vereiste gegevens zijn strikt beperkt tot wat nodig is om aan onze verplichtingen onder de toepasselijke wetten te voldoen, zoals anti-witwaswetgeving en de identificatie van begunstigden. 

De AML-wet (Anti-Money Laundering) bepaalt de bewaartermijnen voor deze gegevens op 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie (AML-wet artikel 60).

Phishing is een echt risico, maar dit verzoek is een legitieme KYC‑actie van Worldline die door de toezichthouders vereist is. Om dit te verifiëren, controleer of de afzender afkomstig is van een officieel Worldline-domein (kyc-outreach@worldline.com of noreply@engage.worldline.com) en gebruik uitsluitend de beveiligde portal-link die aan de mail werd toegevoegd. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met uw Relatiebeheerder voordat u informatie deelt.

Om u voldoende te informeren, delen wij onze Privacyverklaring, waarin de verschillende gegevensverwerkingen van Worldline NV/SA als verwerkingsverantwoordelijke worden uiteengezet. Dit document heeft als doel te voldoen aan de transparantie-eisen conform artikel 12 AVG.

Voor verdere informatie, verzoeken of klachten m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met het Data Protection Office van Worldline Merchant Services via ons online formulier (hier) of via e-mail naar dpoms@worldline.com.

We kunnen u alle benodigde informatie bezorgen over onze veiligheidsmaatregelen. Neem contact op met onze Klantenservice per e-mail via kyc-outreach@worldline.com.

We staan klaar om u te ondersteunen als iets niet duidelijk is. Stuur een e-mail naar kyc-outreach@worldline.com met uw naam, uw Worldline-klantennummer en een telefoonnummer, zodat we u kunnen terugbellen. U hebt mogelijk toegang tot de portal nodig (de link werd in de e-mail gedeeld) zodat we u door de beveiligde portal kunnen begeleiden. Of bel ons op +32 2 727 88 99.

Uw lokaal ondersteuningsteam begrijpt de regionale bedrijfsvereisten of u kunt per e-mail contact met ons opnemen via kyc-outreach@worldline.com of telefonisch via +32 2 727 88 99.