Hoe maak je vlot de overstap naar e-facturatie?

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie, of e-facturatie, betekent dat je je facturen digitaal verstuurt en ontvangt. Vanaf 1 januari 2026 is dat in België verplicht voor alle btw-geregistreerde ondernemingen bij B2B-transacties. 

De verplichting komt er om btw-fraude te verminderen, de btw-kloof te dichten, en om de administratieve processen te stroomlijnen en efficiënter te maken. Het doel? Tot een sluitende, digitale factuuruitwisseling te komen die minder foutgevoelig is en kostenbesparingen oplevert. 

Hoe werkt het precies?

Een digitale factuur is geen pdf of Word-bestand dat je via mail verstuurt. Het gaat om facturen in een vast format – een XML-bestand voor de techkenners – die via het beveiligde Peppol-netwerk worden uitgewisseld met jouw klanten en leveranciers. Dat zorgt voor een uniforme en veilige gegevensoverdracht.

Facturen die niet aan deze norm voldoen – zoals je vertrouwde pdf’s – zullen niet meer geldig zijn en kunnen zelfs leiden tot hoge boetes. De overstap naar e-facturatie vraagt dus om aangepaste software en duidelijke interne procedures.

Hoe bereid ik me voor?

Hulp inschakelen! Vraag advies aan je boekhouder over de verschillende softwaremogelijkheden en welke het beste past bij jouw zaak. Maak je al gebruik van een boekhoudprogramma? Vaak heb je daarin mogelijkheden rond e-facturatie beschikbaar. Bereid ook zeker je personeel voor op de digitale overstap en leer hen te werken met dergelijke tools.

De Belgische overheid ondersteunt je als handelaar bij de kosten die je misschien moet maken voor de overgang naar digitale facturatie. Zo zijn digitale investeringen tot 20 procent fiscaal aftrekbaar.

Wat verandert er voor klanten van Worldline?

Vanaf januari 2026 verstuurt ook Worldline geen papieren facturen meer. Je zal als B2B-klant een pdf-afbeelding en de officiële XML (PEPPOL BIS 3.0) ontvangen via het PEPPOL-platform, en niet langer de huidige pdf- of papieren factuur. Voor B2C- en niet-binnenlandse klanten bestaat de mogelijkheid om ons het e-mailadres voor facturering door te geven, waarna we beide factuurdocumenten (pdf en XML) rechtstreeks naar je e-mailadres zullen sturen. Worldline zal later dit jaar het nieuwe factureringsproces grondig testen. 

Wat zijn de voordelen voor mijn zaak?

Die zal je snel ontdekken, zodra je helemaal mee bent met e-facturatie. Zo zal je sneller kunnen factureren en vermindert de kans op menselijke fouten en zoekgeraakte facturen. En je kan zelfs tot 75 procent besparen op onkosten, aangezien je minder moet uitgeven aan personeel en zaken als papier of postzegels. Digitale facturen zijn bovendien een stuk makkelijker te beheren en geven een beter inzicht in je financiële situatie.