KYC-gegevens voor je betaalprovider: dit moet u weten

Inhoudsopgave:

Wat is KYC en waarom is het nodig?
De 3 kernvragen van het KYC-proces
Hoe bewijst u uw bedrijfsgegevens?
Hoelang duurt mijn KYC-controle?
Wat als ik niet reageer?
Twijfelt u over de echtheid van een verzoek?
Hebt u hulp nodig?
Veelgestelde vragen (FAQ)

In het kort: het KYC-onderzoek is een wettelijke verplichting voor alle betaalproviders om witwassen tegen te gaan. Het is een standaardprocedure om u en uw zaak te beschermen. U kunt veilig documenten uploaden via de officiële portal van Worldline.

“Moet ik echt een foto van mijn diploma doorsturen?” “Ik kreeg een mail van mijn betaalprovider met de vraag om mijn KYC-gegevens in orde te brengen via hun portal. Daar moest ik alles uploaden: mijn diploma, een selfie naast mijn identiteitskaart, zelfs een foto van mijn vitrine. Wat is dit allemaal?”

Belgische slachtoffers van online fraude verloren in 2026 gemiddeld bijna 4.000 euro per incident (bron: Computable, 2026). KYC-controles bij uw betaalprovider helpen dit soort fraude te voorkomen, voor u en voor uw klanten.

Wat is KYC en waarom is het nodig?

Betaalproviders verwerken dagelijks geldstromen tussen u en uw klanten. Precies daarom vallen ze, net als banken, onder strenge anti-witwaswetgeving. Ze zijn wettelijk verplicht om te weten wie hun klanten zijn: dit proces noemen we Know Your Customer (KYC).

In België wordt hierop toegezien door de Nationale Bank van België (NBB). Zij controleren of financiële instellingen deze regels correct toepassen. Het is dus geen keuze of overdreven voorzichtigheid van uw betaalprovider, maar een verplichting van hogerhand. Dit klantonderzoek stopt niet bij de start van onze samenwerking; het is een continu proces, omdat gegevens door de jaren heen kunnen veranderen.

De 3 kernvragen van het KYC-proces

In de praktijk draait het KYC-onderzoek altijd om drie fundamentele vragen:

1. Wie bent u?

We moeten vaststellen dat u écht bent wie u zegt dat u bent. Een kopie van uw identiteitskaart is vaak niet genoeg om fraude uit te sluiten. Daarom vragen we soms om een selfie naast uw ID, zodat we zeker weten dat de houder van het document ook de persoon is die de diensten aanvraagt.

2. Wat doet u?

Uw betaalprovider wil begrijpen wat uw onderneming precies doet, of de activiteit toegelaten is, en of de geldstromen logisch aansluiten bij uw businessmodel. Voor een apotheker betekent dit bijvoorbeeld het delen van een diploma of erkenning. Een foto van uw vitrine bevestigt dat uw zaak fysiek bestaat, en een korte toelichting op uw verwachte omzet helpt ons om uw profiel compleet te maken.

3. Wie bezit of controleert uw onderneming?

We moeten weten wie de uiteindelijke eigenaars (UBO's) zijn. Veel van deze gegevens staan in het officiële UBO-register, maar de wet verplicht ons om deze informatie zelf te verifiëren en aan te vullen met bewijsstukken. Het UBO-register is dus ons vertrekpunt, niet het eindpunt.

Bent u een eenmanszaak? Dan is UBO-registratie niet verplicht, maar we vragen mogelijk nog altijd een identiteitsbewijs om u als natuurlijke persoon te verifiëren.

Hoe bewijst u uw bedrijfsgegevens?

U bewijst uw bedrijfsgegevens met drie documenten, die u waarschijnlijk al bij de hand hebt.

Bedrijfsbestaan: een recent uittreksel uit het handelsregister (niet ouder dan 3 maanden).
Bedrijfsrekening: een recent bankafschrift van uw zakelijke rekening.
Adresbewijs: een recente factuur van uw energieleverancier, een huurcontract of een officiële brief van de overheid.

De exacte documenten hangen af van uw sector en bedrijfsstructuur. Upload deze via onze beveiligde portal. Alle informatie blijft binnen deze beveiligde omgeving en wordt uitsluitend gebruikt voor deze wettelijke verplichtingen.

Veel ondernemers vragen zich ook af hoelang dit duurt, of u het ieder jaar opnieuw moet doen, en wat er gebeurt als u niet reageert. Die antwoorden vindt u hieronder.

Hoelang duurt mijn KYC-controle?

Het invullen van de KYC-evaluatie duurt meestal 10 tot 25 minuten. Hoeveel tijd u precies nodig hebt, hangt af van de informatie en documenten die we voor uw onderneming vragen.

Vanaf de eerste e-mail met het verzoek heeft u maximaal vier weken om de evaluatie af te ronden. De deadline staat in die e-mail en kan niet worden verlengd. Bezorg de gevraagde informatie dus op tijd via de beveiligde portal. Hoe vollediger uw dossier bij de eerste upload al is, hoe sneller we het kunnen afronden.

Denkt u dat u de deadline niet haalt? Neem dan zo snel mogelijk contact op met uw relatiebeheerder of ons Customer Services-team via kyc-outreach@worldline.com. Dan bespreken we samen de volgende stappen.

Wat als ik niet reageer?

Zonder de gevraagde informatie kunnen we de dienstverlening helaas niet altijd verderzetten. Antwoord daarom binnen de gestelde deadline. Tip: is de aanvraag complex? Doorloop de stappen dan samen met uw boekhouder of accountant. Zo levert u alles in één keer volledig en correct aan.

Twijfelt u over de echtheid van een verzoek?

Deel nooit zomaar gevoelige documenten. Vertrouwt u het niet? Neem altijd contact op via een officieel kanaal van Worldline om het verzoek te verifiëren:

E-mail: kyc-outreach@worldline.com
Telefoon: +32 2 727 88 99

Veelgestelde vragen (FAQ)

Ja, alle informatie die u aanlevert, blijft binnen de beveiligde omgeving van Worldline en wordt uitsluitend gebruikt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
De wet verplicht betaalproviders om deze informatie zelf te verifiëren. Het UBO-register dient voor ons als vertrekpunt, maar we moeten de gegevens altijd staven met actuele documenten.
Het klantonderzoek is een doorlopend proces. We vragen om gegevens indien deze verouderd zijn of wanneer er wijzigingen zijn in de wetgeving of uw bedrijfsstructuur.
Een kopie van uw identiteitskaart alleen sluit fraude niet uit. Een selfie bevestigt dat de houder van het document ook de persoon is die de aanvraag doet.