Elf tips voor efficiënt voorraadbeheer in crisistijden

De COVID-19-crisis heeft een grote impact gehad op de retailsector. Onverwacht de deuren sluiten, overschakelen op e-commerce, moeilijkere leveringen, een overstock, een understock... Wij gingen praten met Shari De Baets, onderzoeker aan de Universiteit Gent, gespecialiseerd in forecasting. Zij geeft je acht concrete tips om met de onzekerheden van deze crisis om te gaan en de invloed ervan op jouw voorraadbeheer.

Shari De Baets: “In een crisis als deze zijn er voor retailers drie mogelijke scenarios. Zo kan de vraag bij de klant dalen of zelfs stilvallen. Dat zagen we bij kledingwinkels gebeuren. Zij lopen het risico op een overstock. Daarnaast kan het ook gebeuren dat de vraag exponentieel stijgt, en dat je die vraag als retailer niet kan bijhouden. In deze crisis zagen we dat bizar genoeg gebeuren bij de verkoop van puzzels. In dit scenario bestaat de kans dat klanten ontevreden worden, bijvoorbeeld door langere wachttijden. Een laatste scenario is dat van de variabele vraag door hoarding. In dit scenario kopen klanten opeens heel veel uit vrees voor schaarste, waarna een terugval volgt omdat mensen een tijdje geen nood hebben aan het product. Dat zagen we vooral aan het begin van de crisis gebeuren in de supermarkten.”

Maar hoe ga je als retailer om met die scenarios? En vooral: welke lessen kan je eruit trekken? Shari geeft alvast 11 tips voor nu en de toekomst.

1. Een te grote voorraad is geen reden tot paniek. Zet in dat geval campagne op om bepaalde producten onder de aandacht te brengen, eventueel met extra kortingen. Blijf je langer met de producten zitten, kan je overwegen een uitverkoop te organiseren.
2. Communiceer met je klanten en maak geen valse beloftes. Als je met tekorten kampt in de stock, kan het goed zijn dat je klanten even moeten wachten.
   
3. In het geval van onderstock kan het ook helpen je klanten alternatieven aan te bieden. Is een bepaald product niet voorradig maar heb je een prima vervanger wel in stock? Zorg er dan voor dat je die duidelijk naar voor schuift in je communicatie.
   
4. Snel reageren is cruciaal. Blijf niet bij de pakken zitten en probeer zo snel mogelijk aan de slag te gaan met de data die je hebt. Baseer je in het geval van een crisis altijd op zo recent mogelijke cijfers. Die bieden je het duidelijkste beeld?
   
5. Ga in dialoog met je verkoopteam. Vraag aan je verkopers waar zij zich aan verwachten en wat zij zelf ervaren. Zij kennen de vraag en je klanten goed, en kunnen dus waarschijnlijk ook een degelijke inschatting maken.
   
6. Kijk naar gelijkaardige situaties in het verleden en maak de vergelijking. Deze crisis is uiteraard uniek in zijn soort, maar dat wil niet zeggen dat er geen parallellen te trekken zijn. Zo kan het helpen om te kijken hoe je verkoop verliep tijdens een zware stakingsperiode, of tijdens de SARS-epidemie.
   
7. Doe aan ‘scenario forecasting’. Het is een goed idee om samen te zitten met een divers team en bepaalde scenario’s te overlopen. Maak voor die scenario's een plan van aanpak op én bedenk een middenweg die tussen je best en worst case scenario ligt. Productie en aanlevering kan je op dat gemiddelde afstemmen.
   
8. Wees creatief als je een terugval ziet in de verkoop. Heel wat ondernemers gingen de voorbije maanden creatief aan de slag, vaak met succes. Tijdens een crisis vieren flexibiliteit en creativiteit hoogtij. De inspanningen die je nu doet, zullen je ook helpen om recht te veren na de crisis.
   
9. Werk nauw samen met je leveranciers. Je belangrijkste doel is nu om de aanlevering op punt te stellen, zodat je zo snel mogelijk kan terugkeren naar het nieuwe normaal. Doe voldoende research binnen je sector en onderzoek alternatieven met je leveranciers indien nodig. Zij zijn namelijk de levenslijn van jouw onderneming.
   
10. Beheer je data goed en grondig. Zo heb je ten alle tijde een duidelijk beeld van je eigen situatie. Maak daarvoor gebruik van professionele software, zoals Lightspeed of Exact.
    
11. Het is bovendien belangrijk dat je in je datasets duidelijk aanduidt wanneer de invloed van de crisis is begonnen en wanneer die voelbaar is geworden. Ga er niet vanuit dat je ‘dat wel nog zal weten’, maar hou alles goed bij. Zorg er daarnaast ook voor dat de modellen die je gebruikt voor voorraadbeheer zich niet baseren op de uitzonderlijke situatie van dit jaar. April 2020 zal naar alle waarschijnlijk geen referentie zijn voor april 2021.