Zes tips om je e-commerce brexitproof te maken

“E-commercebedrijven die zakendoen met het Verenigd Koninkrijk merken allemaal de impact van de brexit. In elke denkbare retailsector. De komende maanden komen er bijkomende regels aan, dus we verwachten dat Belgische webshops nog voor verrassingen komen te staan,” aldus Thomas Pirard van Unizo. Waarop moet je letten als je als Belgische webshop verkoopt aan het VK? Deze checklist helpt je vooruit.

1. Komt je product uit de EU?

Je hoort vaak dat je als handelaar dankzij het brexitakkoord geen invoerheffingen moet betalen. Dat klopt, maar alleen als je kunt bewijzen dat je product uit de EU komt. Dat bewijs je aan de hand van een attest van oorsprong, dat op je factuur vermeld staat. Een belangrijke uitzondering: bij zendingen onder de 1.000 euro moet je de oorsprong niet bewijzen en hoef je dus ook geen invoerheffingen betalen.

Thomas Pirard: “Unizo krijgt veel vragen over de bepaling van 'een product van Europese oorsprong'. Dat is niet zo eenvoudig, tenzij je pakweg aardappelen teelt en ze rechtstreeks aan een Britse klant verkoopt. Een product dat je invoert uit een ander land in België herverpakken en dan verkopen aan het VK, valt dan niet onder de oorsprongsregels omdat die herverpakking onvoldoende is om geclassificeerd te worden als 'van Europese oorsprong'.” Heel handig om te checken of je product aan de voorwaarden voor de oorsprongsregels voldoet is de ROSA-tool. “Zoveel werk is het niet om je oorsprong te bewijzen, maar je moet het wel doen. Anders betaal je invoerheffingen.”

Een paar handige links:

• De ROSA-tool
• Statement of origin (p. 482)

2. Bereid je voor op douanecontroles

Douanecontroles worden gefaseerd ingevoerd. Noteer alvast 1 april met stip in je agenda, want vanaf dan gelden controles voor producten van dierlijke of plantaardige oorsprong. Thomas Pirard: “Voor die producten moet je vanaf 1 april prenotificatie doen. De documenten en certificaten daarvoor kan je opvragen bij het FAVV. Onze tip? Informeer je nu al welke certificaten je nodig zal hebben.”

Op deze site vind je een compleet overzicht wanneer welke douanecontroles ingaan.

3. Zet je Incoterms op punt

Wellicht deed je tot nu toe enkel handel met klanten uit de EU. De kans is dus groot dat je nog nooit te maken hebt gekregen met Incoterms. Dat zijn afspraken over wie verantwoordelijk is bij internationale zendingen. Tot waar ligt de verantwoordelijkheid van de koper en die van de verkoper, dus. “Dat gaat over transport, verzekering, betalen van invoertarieven en douanekosten. Als je nu verzendt naar Britse klanten, moet je de juiste Incoterms opnemen in je verkoopsvoorwaarden”, verduidelijkt Thomas Pirard. “In een b2c-context speelt klantvriendelijkheid een grote rol en ga je als bedrijf wellicht je verantwoordelijkheid opnemen tot op het einde van de keten. Webshops gebruiken daarom vaak de Incoterm DDP, wat staat voor delivery duties paid.” DDP is de meest klantvriendelijke optie, maar brengt redelijk wat extra administratie met zich mee. Hiervoor kan je wel een beroep doen op je verzendpartner.

Naast DDP kiezen veel webshops voor DDU: delivery duties unpaid. Dat betekent dat je klant dan verantwoordelijk is voor het betalen van belastingen en heffingen.

Je ziet dus dat een duidelijke communicatie over je Incoterms met je klanten belangrijk is om discussies te vermijden.

Een paar handige links:  

• Incoterms
• FOD Financiën

4. Btw bij verzendingen onder de 135 pond

Btw is een complexer verhaal, jammer genoeg. In twee gevallen moet je een Brits btw-nummer registreren:

1. Als je webshop rechtstreeks verkoopt aan Britse consumenten en die zending een goederenwaarde heeft van niet meer dan 135 Britse pond. Transportkosten tel je daar niet in mee. Ligt de waarde onder dat bedrag, dan ben je als verkoper verantwoordelijk voor de btw en moet je een btw-nummer laten registreren in het VK. “Dat moet je online aanvragen en veel bedrijven weten dat niet,” merkt Thomas Pirard op. “In dat geval moet je ook de btw vermelden op je verkoopfactuur.”
2. Ben je een online marktplaats? Dan moet je ook een Brits btw-nummer registreren

5. Vergeet je Brits EORI-nummer niet aan te vragen

Een EORI-nummer is een identificatienummer bij de douane. Voor de brexit had je dat niet nodig omdat er geen douaneprocedures aan te pas kwamen als je verzond naar het VK. Zo’n EORI-nummer kan je eenvoudig online aanvragen. Het is echt wel een must, want zonder Brits EORI-nummer kan je geen invoeraangifte in het VK doen en raak je met je producten niet binnen.

6. Denk na over je retourbeleid

Thomas Pirard: “Pakjes terugsturen binnen de EU is geen probleem dankzij de interne markt. Nu het VK uit die interne markt is gestapt, is terugsturen complexer geworden. Als je Britse klanten vandaag hun pakje willen terugsturen, moet het opnieuw langs de douane passeren. Je moet dus heel goed nadenken over je retourbeleid en hoe je dat voor de consumenten zo makkelijk mogelijk maakt. Denk aan voorgeprinte labels, werk nauw samen met een lokale verzender, ... Let erop dat je retours niet onmogelijk maakt voor je klanten. Een goed retourbeleid is namelijk een van de redenen waarom klanten voor jouw webshop kiezen. En het VK is een belangrijke markt voor onze Belgische handelaars”, benadrukt Thomas Pirard.

Je merkt het, de handel met het VK is inderdaad complexer geworden. Maar zeker niet onmogelijk! Er zit zelfs een positieve kant aan dit brexit-verhaal. Dankzij de expertise die je nu opbouwt in je handel met een land van buiten de EU, geeft dit mogelijkheden om verder te kijken en nieuwe markten aan te boren. En zo je webshop internationaal nog meer op de kaart te zetten!