Voorraadproblemen: zo beperk je de hinder voor je klanten

De coronapandemie heeft wereldwijd gevolgen voor de retailsector. Heel wat sectoren kampen nog steeds met voorraadproblemen. Wat kan je doen om de gevolgen voor jouw klanten te beperken? Onze tips helpen je op weg.

supply issues chouchou

1. Wees alert en gebruik beschikbare data

Het klinkt logisch, maar in tijden van schaarste kan je maar beter alert blijven. Zorg voor een goed overzicht van je voorraad en hou je verkoop goed in de gaten. Daarvoor kan je werken met geautomatiseerde tools zoals Lightspeed. Zulke tools zorgen ervoor dat jij te allen tijde het overzicht bewaart en snel kunt anticiperen op problemen.

 

2. Bied alternatieven aan

Je kan geen wonderen verrichten wanneer bepaalde producten niet beschikbaar zijn, maar je kan wél proberen je klanten zo tevreden mogelijk houden. Bied hen daarom een alternatief aan voor het product dat ze wilden. Met wat geluk houd je zo je klanten toch tevreden. Wacht niet met je zoektocht naar alternatieven tot je producten uitverkopen. Koop tijdig andere producten in.

 

3. Onderhoud goede relaties met je leveranciers

Leveranciers zijn onmisbaar voor jouw business. Nu meer dan ooit. Zorg er dan ook voor dat je die goede contacten onderhoudt. Je leveranciers kunnen je als geen ander op de hoogte houden van nakende problemen, waarop jij kan anticiperen. Communiceer je vragen en bezorgdheden tijdig met hen.

 

4. Zorg voor meerdere leveranciers per product

“Don’t put all your eggs in one basket”geldt ook voor voorraadbeheer. Als je je producten kan laten leveren door meerdere leveranciers, vergroot je de kans dat je bij problemen nog een alternatief achter de hand hebt. Uiteraard lost dit niet alles op, maar diversificatie kan wel het verschil maken bij grote leveringsproblemen!

 

5. Communiceer duidelijk met je klanten en wees eerlijk

Kom je toch in de problemen met je voorraad, dan kan dat tot frustraties leiden bij klanten. Zij zijn de laatste jaren immers gewoon geraakt aan next day delivery van hun favoriete producten. Wees dus eerlijk over je levertermijnen om teleurstelling te vermijden. Kan je de levering niet binnen een bepaalde termijn garanderen, maak dan geen loze beloftes. Die zorgen enkel voor meer frustratie.

 

6. Back in stock updates

Geef tijdig ‘back in stock’updates. Heb je een webshop, dan kan je klanten bij uitverkochte producten laten registreren met hun e-mailadres. Zo kan je hen makkelijk updaten wanneer het product opnieuw in stock is. Heb je een fysieke winkel, dan kan je klanten vragen hun contactgegevens na te laten. Zo werk je aan de persoonlijke relatie met je klant. Daarnaast kan je ook op je sociale media een update geven over je voorraad. Met een aankondiging dat een bepaald product opnieuw voorradig is, spreek je misschien zelfs nieuwe klanten aan.

 

7. Creëer een voorraad van je bestsellers

Wanneer je een business runt, weet je na enige tijd welke producten je bestsellers zijn. Gebruik daarvoor de data uit je voorraad- en kassasysteem. Maar negeer je instinct ook niet: jij kent je klanten beter dan wie dan ook. Als je vermoedt dat een nieuw product goed zal verkopen, kan je voorzichtig extra voorraad inslaan om hierop te anticiperen.

"De brave kinderen krijgen nog altijd een cadeautje”

Net als andere sectoren kampt ook de speelgoedsector met voorraadproblemen. Die problemen waren aanvankelijk het gevolg van de coronasluiting van fabrieken in China - hét speelgoedproducerende land in de wereld. De vertragingen bij levering, ook voor artikelen uit Europa of het VK, liepen verder op door moeilijkheden gelinkt aan de brexit. Bernard van Schrieck baat in Brussel samen met zijn vrouw Caroline de winkel CHOUCHOU uit. Hij krijgt voortdurend te maken met vertragingen. "Soms bestel ik honderd artikelen en ontvang er slechts dertig... En de leveringstermijnen zijn veel langer. Ik werk niet met grote merken - ik bied vooral traditionele producten aan - maar ik hoor dat het ook voor leveranciers van grote merken lastig werken is. Het is nu moeilijk om een adequaat prijsbeleid te hanteren, want het transport jaagt de prijzen de hoogte in.”


Hoe reageren de klanten, met de eindejaarsperiode in het vooruitzicht? Bernard van Schrieck: "Ze zijn zich bewust van de huidige problemen. In de 68 jaar van ons bestaan heeft CHOUCHOU een vertrouwensrelatie opgebouwd met de klanten. Zij weten dat wij specialisten zijn bij wie ze terechtkunnen voor goed advies. We raden hen aan om niet te aarzelen iets aan te schaffen dat ze nu bij ons in de winkel zien liggen. We hebben ook geanticipeerd door vooraf grote voorraden aan te leggen, die zeker strekken tot Kerst en zelfs erna. Dit jaar hebben we meer besteld dan andere jaren bij lokale, meer ambachtelijke speelgoedmakers. Het is misschien wel een mooie gelegenheid om kinderen kennis te laten maken met ander speelgoed. Hoe dan ook, het lijdt geen twijfel dat ze verwend zullen worden... Als ze braaf zijn geweest, natuurlijk! (lacht)".


De gevolgen van de coronacrisis zullen nog een tijdje voelbaar blijven voor heel wat handelaars. Het is niet altijd mogelijk om alles op te lossen, maar heldere communicatie en grondige planning kunnen jouw business vooruithelpen in tijden van crisis.