Wie Open Banking das Finanzmanagement von Unternehmen verändern kann

Wie Open Banking das Finanzmanagement von Unternehmen verändern kann

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sehen sich bei der Verwaltung ihrer Finanzen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Doch vor welchen Herausforderungen stehen die Unternehmen und wie unterstützt Open Banking bei der Gestaltung des Finanzmanagements für einen besseren Überblick und gleichzeitiger Kostenreduzierung?

Alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, müssen sich mit Themen des Finanzmanagements auseinandersetzen: von der Rechnungsausstellung und dem Eingang von Kundenzahlungen über die Begleichung von Betriebskosten bis hin zur Erfassung der Transaktionen in Buchhaltungskonten und dem Abgleich zwischen Bankkonten und erfassten Transaktionen.

Je nach Reifegrad, Größe und Komplexität des Unternehmens werden die Aufgaben von internen oder externen Mitarbeitenden unter Verwendung verschiedener Softwareanwendungen ausgeführt. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sind das normalerweise:

• Back-Office-Systeme, die speziell für den Unternehmensbereich konzipiert sind (z.B. eine Anwendung zur Abwicklung und Verwaltung von Arztrechnungen oder zur Buchung von Friseurterminen oder ein E-Commerce-Back-Office);
  
• Buchhaltungssoftware für die Verwaltung der Hauptbücher, die Buchführung, die Kostenabrechnung des Unternehmens (z.B. Lieferantenrechnungen, Gehaltsabrechnungen und Steuerzahlungen), den Import von Kontoauszügen, die Abstimmung aller Salden und Transaktionen usw.;
  
• Bankportale, um den Kontostand des Unternehmens einzusehen, Zahlungen an Lieferanten und MitarbeiterInnen zu tätigen, Kontoauszüge herunterzuladen, Kredite zu beantragen oder nach Investitionsmöglichkeiten zu suchen.
  

Jedes Unternehmen verfügt über mindestens ein Bankkonto, um Zahlungen zu empfangen und zu tätigen. Einige Unternehmen müssen mehrere Bankkonten verwalten (z.B. wenn sie Geschäfte in mehreren Währungen tätigen oder die Gelder von Kunden und Unternehmen trennen müssen). Oft werden die Bankkonten von verschiedenen Banken und in verschiedenen Ländern verwaltet. Um die erforderlichen Daten zu sammeln, Kontoauszüge herunterzuladen und Zahlungen auszuführen sind die KMU gezwungen, mit mehreren Bankportalen und unterschiedlichen Zugangsverfahren zu arbeiten. Hieraus entstehen für die meisten Unternehmen einige Probleme:

1. Hohes manuelles Arbeitsaufkommen, das zu steigenden Betriebskosten und Fehlern führt.
   
2. Da die Daten über mehrere Systeme hinweg verteilt sind, haben KMU keinen genauen Überblick über die finanzielle Unternehmenssituation und können somit nicht rechtzeitig auf Finanzierungslösungen zugreifen. Dies wiederum führt zu verspäteten Lieferantenzahlungen und beeinflusst die Lieferanten-Beziehungen negativ.
   

Wie kann Open Banking bei der Abwicklung der Finanzgeschäfte unterstützen?

Durch den Einsatz von Open Banking in den Portalen der Banken oder in der Buchhaltungssoftware können sich die oben genannten Probleme lösen. Wichtiger Treiber für Open Banking in Europa ist die 2019 in Kraft getretene PSD2-Richtlinie, die alle europäischen Banken dazu verpflichtet, ihr System für lizenzierte Unternehmen (wie Worldline) zu öffnen, um Kontodaten abzurufen und Zahlungen zu veranlassen. Diese neuen API-basierten Funktionalitäten stehen für alle Privat- und Firmenkonten zur Verfügung.

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Open Banking integriert in Buchhaltungssoftware

Durch die explizite Zustimmung des Kontoinhabers können Anbieter von Buchhaltungssoftware automatisch auf Kontodaten wie Kontostand und alle Transaktionen des KMU für mindestens die letzten drei Monate zugreifen. Die erforderliche Zustimmung des Kontoinhabers wird über eine starke Kundenauthentifizierung (SCA) erteilt und gilt für 180 Tage (etwa 6 Monate). Auf der Grundlage der Zustimmung gibt die Bank die Bankdaten an den lizenzierten Drittanbieter und den Anbieter der Buchhaltungssoftware weiter. Dadurch kann der Anbieter der Buchhaltungssoftware die Bankdaten herunter- und in die Buchhaltungssoftware hochladen, ohne dass ein zusätzlicher Aufwand für den Buchhalter entsteht. So gehen selbst im Falle einer Abwesenheit des zuständigen Buchhalters keine Daten verloren. Darüber hinaus analysiert und kategorisiert das Buchhaltungssystem die Bankdaten. Die daraus erhaltenen Informationen dienen dazu, dass der Buchhalter nur die nicht abgestimmten Transaktionen überprüfen oder die Buchung bestätigen muss. Dies führt zu mehr Effizienz und weniger Fehlern.

Auch die Abwicklung von Lieferantenzahlungen vereinfacht sich durch Open Banking erheblich: Sobald die Rechnungen genehmigt sind, erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch eine Sammelzahlung, die mehrere Zahlungsanweisungen für Rechnungen enthält, und diese über einen lizenzierten Drittanbieter an die Bank des KMU sendet. Der Buchhalter autorisiert dann die Bank, die Sammelzahlungen in einem Schritt innerhalb der Buchhaltungssoftware zu verarbeiten.

Die Integration von Open Banking in die Kreditorenbuchhaltung bietet mehrere Vorteile: Die manuelle Eingabe von Lieferanten- oder Rechnungsdaten in das Bankportal entfällt - dadurch werden Fehler und Betrugsrisiken reduziert. Darüber hinaus werden die Rechnungsdaten automatisch in die Zahlungsanweisung eingebettet. Dies ermöglicht einen automatischen Abgleich der Banktransaktionen mit den Lieferantenrechnungen. Des Weiteren gestaltet sich der Zahlungsgenehmigungsprozess effizienter, da durch die Zusammenfassung mehrerer Zahlungen in einer einzigen Zahlungsanweisung nur noch eine einzige Zahlungsgenehmigung erforderlich ist. Wenn die KMU-Bank eine SCA-Ausnahme implementiert hat, wird die Zahlung ohne manuelle Autorisierung verarbeitet und ermöglicht so eine vollständige Zahlungsautomatisierung und eine direkte Verarbeitung. Somit werden keine Zahlungsfristen für die Rechnungen oder Sperrfristen der Banken versäumt!

Open Banking als Bestandteil des Firmenkundenangebots der Banken

Neben den gesetzlichen PSD2-Verpflichtungen profitieren die Banken ebenfalls von Open Banking, da ihre KMUs einen aggregierten Überblick über ihre Bankkonten erhalten, selbst wenn diese nicht von derselben Bank geführt werden. Wie im Anwendungsfall der Buchhaltungssoftware wird der Buchhalter des KMU der Bank Zugang zu den anderen Bankkonten gewähren. Jedes Mal, wenn sich der Buchhalter in das Bankportal einloggt, ruft die Bank die aktualisierten Kontoinformationen von der/den anderen Bank(en) ab und präsentiert dem KMU nicht nur einen vollständigen Finanzüberblick, sondert bietet sogar eine Einnahmen- und Ausgaben-Analyse des Unternehmens. Die Zusammenführung mehrerer Banken kann auch mit der Zahlungsauslösung kombiniert werden, so dass KMU je nach Bedarf Gelder zwischen den Konten des Unternehmens bewegen können (auch Cash-Pooling genannt). In Zusammenarbeit mit Drittanbietern können die Banken das Angebot für KMU um eine Cash-Prognose erweitern, die auf der Analyse historischer Bankdaten und/oder der aktuellen Geschäftstätigkeiten des Unternehmens basiert (z.B. erwartete Kundenzahlungen oder Lieferantenrechnungen, die zeitnah bezahlt werden müssen). Auf der Grundlage der Salden des KMU und der Prognose kann die Bank zusätzliche Bankprodukte wie Darlehen oder Anlageprodukte anbieten.

Durch die Kombination von Multi-Banking-Aggregation, Geldtransfer-Möglichkeiten, Cash Forecasting, Finanzierungslösungen und Anlageprodukten können Banken ihren Geschäftskunden eine vollständige Cash-Management-Lösung anbieten. Eine Cash-Management-Lösung als Teil des Bankportals ermöglicht es KMUs, sich ohne zusätzlichen Aufwand ein genaues Bild zu verschaffen und entsprechend zu handeln. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und -treue und ermöglicht es der Bank, ihre Produkte übergreifend zu verkaufen und die Kreditwürdigkeit der KMU genauer zu erfassen.

So kann Worldline unterstützen

Worldline hat eine Open Banking-Plattform entwickelt, die über ein einheitliches Interface Zugang zu den PSD2-Schnittstellen bietet. (Mit einer einzigen Schnittstelle können Anbieter von Buchhaltungssoftware und Banken auf mehr als 3.500 Banken in 21 europäischen Ländern zugreifen.) Die Worldline API liefert standardisierte Kontoinformationen in Echtzeit und ermöglicht die Einleitung von Einzel- und Sammelzahlungen, einschließlich Instant SEPA Payments. Banken profitieren ebenfalls von einer Cash-Management-Lösung, die speziell für KMU-Kunden entwickelt wurde und vollständig in das Worldline Banking-Angebot integriert ist.

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