Le KYC aide à garantir des paiements sûrs et fiables en vérifiant qui vous êtes et en comprenant votre activité. Il réduit le risque de fraude et limite les rétro facturations, protégeant ainsi vos revenus et la confiance de vos clients. En assurant la conformité avec les lois applicables, le KYC vous aide à éviter des amendes et des dommages à votre réputation. Enfin, il crée des dossiers clairs et traçables pour votre entreprise, soutenant la gouvernance, les audits et la diligence raisonnable continue. Nous savons que cela représente un travail supplémentaire pour vous. Pour vous simplifier au maximum la démarche, nous avons conçu le processus afin qu’il soit sûr et simple, avec des indications claires sur les données à fournir et sur la façon de les soumettre. Si vous avez des questions, contactez notre équipe Service Clients à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99.

• Réglementation bancaire : les autorités financières exigent des sociétés de paiement telles que Worldline qu'elles vérifient leurs informations commerciales.
• Pratiques de l’industrie : tout comme les banques vous demandent périodiquement de confirmer ou de mettre à jour vos données, nous sommes tenus de faire de même pour continuer à traiter vos paiements.
• Protection financière : ces contrôles permettent d'éviter les fraudes et de garantir la sécurité et la fiabilité de l'ensemble du système de paiement.
• Continuité des activités : cet examen permet de s'assurer que vos paiements se déroulent sans interruption.

• Worldline est légalement tenu d'interrompre le traitement de vos paiements et de résilier éventuellement votre contrat si vous ne donnez pas suite à cette demande.
• Cela signifie que les clients ne pourront pas payer par carte tant que vous n'aurez pas fourni les informations requises.
• Nous enverrons plusieurs rappels et avertissements avant qu'une action ne soit entreprise.
• Vous pouvez recommencer à accepter des paiements une fois l'examen terminé.

Le KYC est le processus qui consiste à vérifier l’identité et à évaluer comment vous utiliserez le service. Il aide à prévenir le blanchiment d’argent et la fraude, protège les clients et maintient le système financier sûr et conforme à la loi. Les contrôles KYC sont standards chez les prestataires de services de paiement réglementés, donc tous les fournisseurs effectuent des vérifications KYC.

Oui. Même si rien n'a changé, des contrôles KYC réguliers sont nécessaires pour garantir l'exactitude des informations, assurer la conformité avec les réglementations et aider à prévenir le blanchiment d'argent et la fraude. Veuillez fournir les documents/informations demandés dans le délai imparti afin d'éviter toute interruption des services. Si vous avez d'autres questions, veuillez envoyer un courriel à kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99..

Étape 1 : Accéder à votre bilan personnel du KCY (2 minutes)

• Cliquez sur le lien sécurisé vers le portail que nous vous avons envoyé et activez votre compte.
• Si vous avez déjà un compte, il vous suffit de vous connecter à notre portail.
• Une fois connecté, cliquez sur le lien disponible dans le tableau de bord pour accéder à votre formulaire personnalisé.

Étape 2 : Examen de la demande (3 minutes)

• Vérifiez quelles sont les informations dont nous disposons déjà et celles qui doivent être mises à jour (certaines informations peuvent déjà être pré-remplies).

Étape 3 : Mise à jour de vos coordonnées (5-20 minutes)

• Veillez à remplir toutes les sections du formulaire (il y en a plusieurs).
• Téléchargez tous les documents demandés sur notre portail sécurisé – c'est la partie la plus importante de la procédure.

Étape 4 : Soumettre le formulaire & nous nous occupons du reste

• Cliquez sur soumettre et nous examinerons le tout.
• Nous vous contacterons si nous avons besoin de précisions.
• La plupart des examens sont achevés sans qu'aucun suivi ne soit nécessaire.

Votre évaluation est adaptée à votre entreprise : chaque entreprise est différente, c'est pourquoi nous ne demandons que ce qui est pertinent pour votre situation spécifique. Il se peut que l'on vous pose des questions sur tout ou partie des éléments suivants :

Informations de base sur l’entreprise :

• Adresse et coordonnées actuelles de l'entreprise
• Relevés bancaires récents (pour confirmer l'activité de l'entreprise)
• Mise à jour des documents d'enregistrement de l'entreprise

Structure de l'entreprise (le cas échéant) :

• Informations sur les propriétaires ou les actionnaires de l'entreprise
• Documents d'identité du personnel clé
• Preuve du contrôle de l'entreprise et de l'autorité décisionnelle

Détails de l'activité de l'entreprise (en fonction du type d’entreprise) :

• Description des produits ou services que vous vendez
• Informations sur l'emplacement de votre entreprise
• Détails sur votre clientèle ou vos canaux de vente
• Informations financières en fonction de la taille de l'entreprise

Informations complémentaires (uniquement si nécessaire) :

• Licences ou approbations réglementaires pour votre secteur d'activité
• Informations sur les partenariats commerciaux ou les sociétés affiliées
• Détails sur les changements ou expansions significatifs de l'entreprise

Oui. En tant que prestataire de services de paiement réglementé, nous devons effectuer des vérifications KYC pour vérifier les identités et tenir les dossiers des partenaires contractuels à jour. Les pièces demandées sont standards et nécessaires pour rester conforme. Nous comprenons que cette demande puisse vous sembler gênante, et nous vous remercions de votre coopération. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, notre équipe Service Clients (à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99.) est disponible pour vous aider et rendre le processus aussi fluide que possible.

• Contactez-nous: nous pouvons souvent accepter des documents alternatifs
• Nous travaillerons avec vous pour trouver des alternatives appropriées
• Certaines informations peuvent être fournies dans un délai  supplémentaire

Non. Le processus KYC nécessite des copies numériques de votre pièce d’identité délivrée par le gouvernement. Veuillez télécharger une photo ou une image numérisée (par ex. JPG, PNG, PDF). Les copies imprimées ne sont pas acceptées.

Le portail est disponible en anglais, français et néerlandais

• Tous les formulaires et l'assistance sont disponibles dans la langue de votre choix.
• Les documents peuvent être téléchargés dans votre langue locale.

• Connectez-vous au portail.
• Cliquez sur l’icône de votre compte (icône en haut à droite). Le menu déroulant apparaît.
• Ouvrez le menu déroulant à côté de l’icône « monde » où votre langue actuelle est affichée.
• Choisissez votre langue préférée parmi l’anglais, le français et le néerlandais.

Notre équipe du service clientèle peut vous guider à travers toutes les étapes. Il vous suffit de nous contacter par courrier électronique à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99.

Notre équipe du service clientèle peut vous aider. Nous disposons de spécialistes pour les structures d'entreprise complexes. 

Notre équipe du service clientèle peut vous suggérer d'utiliser d'autres documents. Contactez l'équipe par courrier électronique à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99.

La durée de l'examen KYC est estimée entre 10 et 25 minutes (en fonction de vos besoins spécifiques).

Vous avez jusqu'à 4 semaines pour effectuer votre examen KYC (l’échéance commence à courir lorsque vous recevez le premier courriel contenant la demande d'examen KYC de notre part).

Non. La date limite est ferme et ne peut pas être prolongée. Veuillez soumettre les informations requises à la date indiquée via le portail sécurisé. Si vous anticipez des difficultés à respecter le délai, contactez votre Responsable de la relation ou notre équipe Service Clients (à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99) dès que possible pour discuter des prochaines étapes.

• Oui. Nous utilisons des normes de sécurité et de cryptage de niveau bancaire.
• Nous sommes réglementés par les autorités financières et devons respecter des normes de sécurité strictes.
• Vos documents sont stockés en toute sécurité et ne sont accessibles qu'au personnel de conformité autorisé.

Worldline est une entité régulée et est soumise à des obligations KYC (Know Your Customer) et AML/CFT (lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme). Ces obligations imposent notamment l’identification et la vérification des clients, mandataires et des bénéficiaires effectifs (UBO) impliqués dans les structures juridiques avec lesquelles Worldline opère.

Dans ce cadre, Worldline peut exiger et traiter des données personnelles, y compris des documents d’identité et des informations relatives à l’identification des personnes susmentionnées, afin de garantir la conformité légale et la bonne exécution des activités soumises à ces obligations.

Notre processus de KYC, ainsi que les campagnes périodiques d’examen KYC ont été soumis, comme toute activité entrainant le traitement de données à caractère personnel, à une évaluation de conformité sur le respect des principes du RGPD. Les données exigées dans ce cadre sont strictement limitées à ce qui est nécessaire pour rencontrer nos obligations conformément aux lois applicables, telles que les lois Anti-Blanchiment et identifications des bénéficiaires effectifs.

La loi AML définit les périodes de conservation de ces données pour une durée de 10 ans après la fin de la relation commerciale (article 60 de la loi AML).

Le hameçonnage est un risque réel, mais cette demande est une action KYC légitime exigée par les régulateurs. Pour vérifier la légitimité du courriel, assurez-vous que l’expéditeur provient d’un domaine officiel Worldline (kyc-outreach@worldline.com ou noreply@engage.worldline.com) et n’utilisez que le lien du portail sécurisé référencé dans le courriel. Si vous n’êtes pas sûr, veuillez contacter votre Responsable de la relation avant de partager des informations.

Pour votre parfaite information, nous vous partageons notre Déclaration de Confidentialité qui reprend les différentes informations liées aux traitements de données à caractère personnel par Worldline NV/SA en tant que Responsable du traitement. Ce document a pour but de répondre aux exigences de transparence conformément à l’article 12 du RGPD.

Pour toute information, demande ou réclamation relative au traitement des Données à Caractère Personnel, veuillez contacter le « Département Protection des Données – Services Marchands » de Worldline via notre formulaire en ligne ou par courriel à dpoms@worldline.com. 

Nous pouvons vous donner toutes les informations nécessaires sur nos mesures de sécurité. Contactez notre équipe du service clientèle par courrier électronique à l'adresse kyc-outreach@worldline.com ou par téléphone au +32 2 727 88 99.

Nous sommes là pour vous soutenir si quelque chose n’est pas clair. Veuillez nous envoyer un courriel à kyc-outreach@worldline.com avec votre nom, votre numéro de compte Worldline et un numéro de téléphone, afin que nous puissions vous rappeler. Ou contactez notre team par téléphone au +32 2 727 88 99. Vous pourriez avoir besoin d’accéder au portail (le lien a été partagé dans le courriel) afin que nous puissions vous guider à travers le portail sécurisé.

Votre équipe d'assistance locale comprend les exigences commerciales régionales, ou vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l'adresse kyc-outreach@worldline.com.