Données KYC demandées par votre prestataire de paiement : ce qu’il faut savoir

Table des matières :

Qu’est-ce que le KYC et pourquoi est-il nécessaire ?
Les trois questions clés de la procédure KYC
Comment justifier les informations relatives à votre entreprise ?
Combien de temps dure mon contrôle KYC ?
Que se passe-t-il si je ne réponds pas ?
Vous doutez de l’authenticité d’une demande ?
Besoin d’aide ?
Foire aux questions (FAQ)

En bref : la procédure KYC est une obligation légale pour tous les prestataires de paiement afin de lutter contre le blanchiment d’argent. Il s’agit d’une procédure standard qui contribue à protéger votre entreprise et vos clients. Vous pouvez envoyer vos documents en toute sécurité via le portail officiel de Worldline.

« Dois-je vraiment envoyer une photo de mon diplôme ? » « J’ai reçu un e-mail de mon prestataire de paiement me demandant de compléter mes données KYC via son portail. Je devais tout envoyer : mon diplôme, un selfie avec ma carte d’identité et même une photo de ma vitrine. De quoi s’agit-il ? »

En 2026, en Belgique les victimes de fraude en ligne ont perdu en moyenne près de 4 000 euros par incident (source : Computable, 2026). Les contrôles KYC effectués par votre prestataire de paiement contribuent à prévenir ce type de fraude, pour vous comme pour vos clients.

Qu’est-ce que le KYC et pourquoi est-il nécessaire ?

Les prestataires de paiement traitent chaque jour des flux financiers entre vous et vos clients. C’est précisément pour cette raison qu’ils sont soumis, comme les banques, à une législation stricte en matière de lutte contre le blanchiment d’argent. Ils sont légalement tenus de connaître leurs clients : cette procédure s’appelle le « Know Your Customer » (KYC), ou connaissance du client.

La Banque nationale de Belgique (BNB) veille au respect de ces règles. Elle contrôle si les institutions financières les appliquent correctement. Il ne s’agit donc pas d’un choix ni d’un excès de prudence de la part de votre prestataire de paiement, mais d’une obligation légale. Cette vérification ne s’arrête pas au début de notre collaboration : c’est un processus continu, car vos données peuvent évoluer au fil des années.

Les trois questions clés de la procédure KYC

En pratique, la vérification KYC repose toujours sur trois questions fondamentales

1. Qui êtes-vous ?

Nous devons vérifier que vous êtes bien la personne que vous prétendez être. Une copie de votre carte d’identité ne suffit souvent pas à exclure tout risque de fraude. C’est pourquoi nous pouvons vous demander un selfie avec votre pièce d’identité, afin de confirmer que son titulaire est bien la personne qui demande nos services.

2. Quelle est votre activité ?

Votre prestataire de paiement souhaite comprendre précisément votre activité, vérifier qu’elle est autorisée et s’assurer que vos flux financiers sont cohérents avec votre modèle économique. Pour un pharmacien, cela peut par exemple nécessiter la transmission d’un diplôme ou d’une attestation d’agrément. Une photo de votre vitrine permet de confirmer que votre établissement existe physiquement, tandis qu’une brève estimation de votre chiffre d’affaires attendu nous aide à compléter votre profil.

3. Qui détient ou contrôle votre entreprise ?

Nous devons connaître les bénéficiaires effectifs (UBO) de votre entreprise. Bon nombre de ces informations figurent dans le registre UBO officiel, mais la loi nous oblige à les vérifier nous-mêmes et à les compléter avec des justificatifs. Le registre UBO constitue donc un point de départ, pas une source suffisante à lui seul.

Vous êtes indépendant en entreprise individuelle ? L’inscription au registre UBO n’est pas obligatoire, mais nous pouvons tout de même vous demander une pièce d’identité afin de vérifier votre identité en tant que personne physique.

Comment justifier les informations relatives à votre entreprise ?

Vous pouvez justifier les informations relatives à votre entreprise à l’aide de trois documents que vous avez probablement déjà sous la main.

Existence de l’entreprise : un extrait récent de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), datant de moins de trois mois.
Compte professionnel : un relevé bancaire récent de votre compte professionnel.
Justificatif d’adresse : une facture récente de votre fournisseur d’énergie, un contrat de bail ou un courrier officiel des autorités.

Les documents demandés dépendent précisément de votre secteur et de la structure juridique de votre entreprise. Envoyez-les via notre portail sécurisé. Toutes les informations restent dans cet environnement sécurisé et sont utilisées exclusivement pour satisfaire à nos obligations légales.

De nombreux entrepreneurs se demandent aussi combien de temps prend la procédure, s’ils doivent la recommencer chaque année et ce qui se passe s’ils ne répondent pas. Vous trouverez les réponses ci-dessous.

Combien de temps dure mon contrôle KYC ?

Remplir l’évaluation KYC prend généralement entre 10 et 25 minutes. Le temps nécessaire dépend des informations et des documents demandés pour votre entreprise.

À compter du premier e-mail de demande, vous disposez de quatre semaines maxima pour transmettre vos documents. La date limite est indiquée dans cet e-mail et ne peut pas être prolongée. Complétez votre dossier et envoyez tous les documents demandés via le portail sécurisé. Plus votre dossier est complet dès le départ, plus vite nous pourrons le traiter.

Vous pensez ne pas pouvoir respecter le délai ? Contactez dès que possible votre gestionnaire de compte ou notre service clientèle à l’adresse kyc-outreach@worldline.com. Nous examinerons avec vous les prochaines étapes.

Que se passe-t-il si je ne réponds pas ?

Sans les informations demandées, nous ne pouvons malheureusement pas toujours poursuivre nos services. Nous vous demandons donc de compléter votre dossier dans le délai indiqué. Conseil utile : si la demande vous semble complexe, effectuez les démarches avec votre comptable ou votre expert-comptable. Vous pourrez ainsi transmettre un dossier complet et correct dès le premier envoi.

Vous doutez de l’authenticité d’une demande ?

Ne transmettez jamais de documents sensibles sans vérifier la demande. En cas de doute, contactez toujours Worldline via un canal officiel pour la faire vérifier :

E-mail : kyc-outreach@worldline.com
Téléphone : +32 2 727 88 99

Foire aux questions (FAQ)

Oui. Toutes les informations que vous fournissez restent dans l’environnement sécurisé de Worldline et sont utilisées exclusivement pour satisfaire à nos obligations légales.
La loi oblige les prestataires de paiement à vérifier eux-mêmes ces informations. Le registre UBO constitue un point de départ, mais nous devons toujours les confirmer à l’aide de documents à jour.
La vérification du client est un processus continu. Nous vous demandons des informations si celles dont nous disposons ne sont plus à jour ou si la législation ou la structure de votre entreprise évolue.
Une copie de votre carte d’identité ne suffit pas à exclure tout risque de fraude. Un selfie permet de confirmer que son titulaire est bien la personne qui effectue la demande.