Comment passer facilement à la facturation électronique ?

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique ou e-facturation signifie que vous envoyez et recevez vos factures par voie numérique. À partir du 1^er janvier 2026, elle sera obligatoire en Belgique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, dans le cadre de leurs transactions B2B. 

Cette obligation vise à lutter contre la fraude à la TVA, à réduire le déficit de TVA, ainsi qu’à rationaliser et optimiser les processus administratifs. L’objectif ? Mettre en place un système d’échange de factures numériques fiable, moins sensible aux erreurs et qui permet de réaliser des économies. 

Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Une facture électronique n’est pas un simple fichier PDF ou Word envoyé par e-mail. Il s’agit de factures établies dans un format standardisé (un fichier XML, pour les connaisseurs), qui sont échangées avec vos clients et fournisseurs via le réseau sécurisé Peppol. Ce système garantit un transfert de données uniforme et sécurisé. 

Les factures qui ne répondent pas à cette norme (comme vos fichiers PDF actuels) ne seront plus valides et pourront même entraîner de lourdes amendes. La transition vers la facturation électronique requiert donc un logiciel adapté et des procédures internes claires.

Comment se préparer ?

Demandez de l’aide ! Adressez-vous à votre comptable pour en savoir plus sur les différentes solutions logicielles et pour déterminer celle qui correspond le mieux à votre activité. Vous utilisez déjà un programme de comptabilité ? Il inclut souvent des fonctionnalités liées à l’e-facturation. Veillez également à préparer vos collaborateurs à cette transition numérique et apprenez-leur à utiliser ces outils.

Les autorités belges soutiennent les commerçants et intervient dans les coûts éventuels liés au passage à la facturation électronique. Les investissements numériques sont ainsi fiscalement déductibles à hauteur de 20 %.

Qu’est-ce qui change pour les clients de Worldline ?

À partir de janvier 2026, Worldline n’enverra plus de factures papier. En tant que client B2B, vous recevrez une image PDF et le fichier XML officiel (PEPPOL BIS 3.0) via la plateforme PEPPOL, et non plus la facture PDF ou papier actuelle. Pour les clients B2C et non nationaux, il sera possible de nous communiquer l’adresse e-mail à utiliser pour la facturation. Nous enverrons alors les deux documents de facturation (PDF et XML) directement à cette adresse. Worldline testera minutieusement le nouveau processus de facturation dans le courant de l’année. 

Quels sont les avantages pour mon entreprise ?

Vous les découvrirez rapidement, dès que la facturation électronique sera entièrement opérationnelle. Vous pourrez notamment facturer plus rapidement tout en réduisant le risque d’erreurs humaines et de perte de factures. Vous pourrez même économiser jusqu’à 75 % sur vos frais, puisque vous dépenserez moins en personnel et en papier ou en timbres. Les factures électroniques sont en outre beaucoup plus faciles à gérer et vous offrent une meilleure visibilité sur votre situation financière.